เครื่องจักรที่ใช้ในการเข้าร่วมเช่นกระดาษการ์ดและริบบิ้นมีบทบาทสำคัญในการสร้างความมั่นใจในการติดตามการเข้าร่วมที่แม่นยำ กระดาษการ์ดใช้สำหรับการพิมพ์ข้อมูลพนักงานและบันทึกการเข้าร่วมของพวกเขาในขณะที่ริบบิ้นให้หมึกสำหรับกระบวนการพิมพ์
การใช้กระดาษการ์ดและริบบิ้นทุกวันขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงานในองค์กรความถี่ของการติดตามการเข้าร่วมและคุณภาพของวัสดุสิ้นเปลือง ควรเปลี่ยนกระดาษการ์ดสัปดาห์ละครั้งหรือหลังพิมพ์ 500 แผ่นในขณะที่ริบบิ้นควรเปลี่ยนทุก ๆ 3-6 เดือน
ในการเปลี่ยนกระดาษการ์ดควรปิดเครื่องเข้าร่วมและควรถอดกระดาษการ์ดเก่าออกจากเครื่องพิมพ์ ควรใส่กระดาษการ์ดใหม่ลงในเครื่องพิมพ์และจัดแนวอย่างถูกต้อง เมื่อมีการเปิดกระดาษการ์ดใหม่แล้วเครื่องเข้าร่วมสามารถเปิดใช้งานได้
การแทนที่ริบบิ้นเกี่ยวข้องกับกระบวนการที่คล้ายกัน ควรปิดเครื่องเข้าร่วมและควรถอดริบบิ้นเก่าออกจากเครื่องพิมพ์ ควรใส่ริบบิ้นใหม่ลงในเครื่องพิมพ์เพื่อให้แน่ใจว่ามันอยู่ในแนวเดียวกันกับหัวเครื่องพิมพ์ ควรรัดริบบิ้นและเครื่องเข้าร่วมสามารถเปิดใช้งานได้
จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องใช้วัสดุสิ้นเปลืองคุณภาพสูง - เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาใด ๆ เช่นการซีดจางหรือรอยเปื้อนของข้อมูลที่พิมพ์ออกมาซึ่งอาจส่งผลให้บันทึกการเข้าร่วมที่ไม่ถูกต้อง การติดตามการใช้งานและการแทนที่วัสดุสิ้นเปลืองเป็นประจำสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพและความแม่นยำของการติดตามการเข้าร่วมได้อย่างมีนัยสำคัญ
